La gestió del temps

time-management“Aquell que creu que només han de mirar el temps els que conreen els camps fatigosos i els mariners, s’equivoca .”  Ovidi. L’art d’estimar.

Ovidi ens parla del temps climatològic per indicar-nos que no és recomanable iniciar una acció si no és el seu moment, jo us vull parlar de la gestió del temps per obtindre uns resultats més eficients en les nostres tasques diàries.

El temps és un recurs inelàstic, qui no ha sospirat mai per un dia de més de 24 hores? Però allò que marca la diferència entre una gestió eficaç o no; és la seua administració, no la quantitat d’hores que té el dia de cadascú. La capacitat de gestionar bé el nostre temps és una de les habilitats més valorades en la gestió d’equips. Millora la productivitat i la competitivitat.

Trampes de temps

Si no planifiquem podem caure fàcilment en les anomenades trampes de temps, com la llei de Parkinson que diu: “Tota tasca tendeix a allargar-se cap al temps disponible per a fer-la” i no deixa de ser cert l’enunciat d’una altra de les trampes: “El temps que requereix una tasca creix en proporció a les vegades que ens han interromput i l’hem reprès”. Si ens dediquem a “apagar” focs, a fer primer (i únicament) les tasques més urgents ens podem trobar, com bé assegura Jose Manuel Casado de 2C Consulting “dedicant-nos al monocultiu de l’apagament de focs urgents i evolucionant cap a l’apagament de focs molt urgents, deixant perdre el fèrtil camp de les coses importants”

Lladres de temps

Existeixen els anomenats lladres de temps, a evitar sempre que siga possible, que són situacions que interrumpeixen la nostra dedicació a una tasca i la fan interminable o l’allarguen excessivament en el temps. Parlem de visites sense cita que de vegades cal atendre, però no sempre. Reunions inacabables en les que molta de la gent assistent necessita escoltar-se i no té cap problema en dilatar-les amb la complicitat d’una mala direcció. El desordre en el nostre entorn de treball que dificulta la possibilitat de dedicar els recursos necessaris a les nostres tasques. Una comunicació ineficaç que provoca malentesesos i pot acabar amb un resultat no desitjat d’una tasca una vegada acabada i, finalment, un excés de burocràcia que ens abruma amb informació en forma de papers i/o e-mails.

TRAA

Un punt i a banda mereix la norma TRAA que consisteix en fer una d’aquestes quatre coses cada vegada que encarem un paper (o un missatge) trobat en eixe mar de burocràcia:

Tirar, si el contingut és irrellevant i ho va a continuar essent. Per exemple per contindre informació que ha quedat desfasada.

Arxivar, si no requereix una acció immediata i pot esperar. El podríem conservar però sempre amb una data de caducitat, quan finalment caldrà reprendre de nou la informació.

Actuar, fer allò que tenim que fer amb la informació i així acabar amb ella.

Remetre, delegar (que és una altra de les habilitats necessàries per gestionar millor el nostre temps) i encomanar a algú altre que faça allò que ha de fer amb el document.

7 normes per a la millora de la gestió del temps

1- “Delegar” encapçala, per a mi, el llistat de les normes que ens poden ajudar i molt. Resistir-se a delegar, ocupant el nostre temps en tasques innecessàries en lloc de programar, liderar, motivar a l’equip que dirigim i prendre decisions és una actitud que va totalment en contra d’una bona gestió del temps.

2- Prioritzar, seria una altra de les normes bàsiques. Hi ha moltes coses trivials i poques vitals, dediquem-nos a les segones si tenim dubtes.

3- Focalitzar, encara que semble obvi hem de dedicar-nos a una sola cosa cada vegada. En cas contrari no n’acabarem bé cap d’elles.

4- Flexibilitzar. Hem de preveure imprevistos i urgències. Recordeu aquella classificació d’assumptes en urgents i importants? Els urgents es caracteritzen perquè entren a la nostra vida sense esperar-los i venen amb pressa. Si som flexibles i tenim tasques que podem canviar d’hora o de dia, tindrem lloc per a les urgències.

5- Agrupar tasques similars en unes franges horàries similars, així treballarem també els hàbits i si són tasques repetitives i fàcils ens resultarà molt més fàcil dur-les a terme.

6- Dir que no. En lloc de sobrecarregar-nos de feina que no anem a poder fer podem dir que no, és una opció sovint oblidada. Les persones no tenim una capacitat infinita de treball, conèixer els nostrse límits és bo, i quan no es pot no es pot. Aleshores va bé respondre amb un “no”. És per a mi, la norma més important.

7- Planificar. L’agenda és una ferramenta indispensable en la titànica feina de gestionar millor el nostre temps. Fem una mirada.

Agenda

Una. Som una persona, amb diferents facetes a conciliar però una sola i un dels riscs més grans al planificar és equivocar-se i solapar activitats, amb una única agenda tenim a la vista tot el nostre temps i ens resultarà més fàcil distribuir-lo.

Ara cal passar a l’agenda les normes que hem vist abans. Incloure els objectius vitals, rebutjar l’entrada als delegables, no anotar res a fer amb un document que siga trivial i que no aporte valor. Concretar.

Separar allò gran de lo menut, evitar tindre la ment ocupada en multitud de detalls accessoris de cada tasca pendent. Establir primer les tasques a llarg termini després tasques fàcils i rutinàries.

Deixar espais en blanc: Programar pauses, no omplir tota l’agenda per preveure urgències i dedicar-nos temps per a nosaltres. Que no siga després una necessitat quasi mèdica el fet d’agafar-nos un descans. Tenim una agenda apretada i no podem anar mai a la piscina? Posem la piscina a l’agenda, veurem com canvia la cosa.

Plantejar objectius realistes, concrets i específics. Dedicar-li massa temps a una tasca per autoexigència, esperant que quede perfecta és garantia de no acabar-la mai. Els objectius poc realistes o inalcançables són font de frustració i necessiten temps, una dedicació de temps que no durà a acabar la tasca relacionada. De vegades una feina bén feta és suficient, no cal que estiga molt ben feta.

La trampa de l’activitat

Semblar persones molt ocupades, preocupar-se d’allò que estem fent o que tenim pendent de fer i no pensar per a què ho fem; no és una bona opció. Saber quina és la nostra missió, que volem fer amb la nostra vida, amb el nostre treball, és l’única cosa que ens pot reconciliar amb el temps considerant-lo un aliat a favor de la nostra missió, ajudant-nos en la conciliació de la nostra vida personal i laboral. I, sovint, una garantia d’èxit professional.

*Parkinson’s Law, or The Pursuit of Progress, C. Northcote Parkinson, 1957.

General

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *


¡IMPORTANTE! Responde a la pregunta: ¿Cuál es el valor de 12 6 ?